( Tài liệu Huấn Luyện Huynh Trưởng Sơ Cấp – Lộc Uyển
do BHD Trung Ương GĐPT Việt Nam tu chỉnh năm 2001 – PL.2545 )
Đối với một tổ chức,vấn đề quản trị bao giờ cũng là vấn đề then chốt. Bởi vậy, phần quản trị đoàn, một đơn vị quan trọng của gia đình cần phải được tổ chức và phân nhiệm cho thích hợp thì mới điều hòa được sự sinh hoạt và Đoàn mới tiến mạnh được.
I. TỔ CHỨC VÀ QUẢN TRỊ :
1. Thành phần quản trị đoàn :
a. Thành phần Huynh Trưởng gồm :
– Một Đoàn trưởng.
– Một hay hai Đoàn phó trợ tá.
Nếu có nhiều Huynh trưởng thì Đoàn có thể phân công một hai Huynh trưởng khác giúp về chuyên môn hay lo về hành chánh của Đoàn như thư ký, thủ quỷ … Những Huynh trưởng này vẫn phải sinh hoạt với Đoàn chứ khôn g phải chỉ giữ nhiệm vụ.
b. Thành phần Đoàn :
– Từ 2 đến 4 Đội, Chúng, Đàn.
– Mỗi Đội, Chúng có một Đội, Chúng trưởng hay Đầu đàn và một Đội Chúng phó hay Thứ đàn phụ giúp.
– Mỗi Đoàn chỉ đến 4 đội, chúng, đàn là tối đa đặt dưới sự điều khiển của Huynh trưởng đoàn gồm Đoàn Trưởng và Đoàn Phó.
2. Sinh hoạt và hội họp :
a. Sinh hoạt :
Đoàn sinh hoạt hàng tuần, từ 1giờ30 đến 2giờ cho ngành Oanh, từ 2 giờ đến 2 giờ 30 cho ngành Thiếu và Thanh.
b. Hội họp :
Mỗi tháng Huynh trưởng Đoàn họp một lần ( sau khi họp Ban Huynh trưởng của gia đình ) để kiểm điểm việc trong tháng, triển khai công tác của gia đình giao phó, vạch chương trình cho tháng đến.
Khi có Phật sự bất thường cũng có thể họp Huynh trưởng Đoàn bất thường để bàn bạc, phân công và vạch kế họach thực hiện.
Họp Đoàn – lúc chuẩn bị trại hay công tác xã hội phải họp toàn Đoàn để phổ biến cụ thể.
Họp Đội, Chúng trưởng ( và phó ) mỗi tháng một lần để Đội, Chúng trưởng báo cáo tình hình Đội, Chúng; nhất là báo cáo những đội chúng viên cá biệt, phổ biến trước cho Đội, Chúng trưởng nắm những điều cần thiết trong kế họach tháng trước. Bồi dưỡng thêm cho Đội, Chúng trưởng và Đội, Chúng phó.
3. Trách nhiệm :
Đoàn trưởng và Đoàn phó chịu trách nhiệm về việc điều động chương trình hàng tuần, hàng tháng với Liên Đòan Trưởng; nhất là sự sống còn của Đoàn và thi hành mọi quyết định của Ban Huynh trưởng gia đình.
II. GIAO DỊCH :
1. Đối nội :
– Thư từ liên lạc trong Đoàn giữa các Đội, Chúng.
– Thư từ giao dịch với các Đoàn khác cùng ( Gia đình ).
– Thư từ liên lạc với Liên Đoàn Trưởng ngành liên hệ.
2. Đối ngoại :
Đoàn không có quyền đối ngọai. Việc liên lạc với các Gia đình khác phải do Liên Đoàn trưởng ngành liên hệ và Gia trưởng đảm nhiệm.
3. Hành chánh :
Sổ sách của đoàn gồm :
– Đoàn phả :
+ Ghi lại khái quát những lễ lượt, những trại hay du ngọan mà Đoàn đã tổ chức.
+ Ghi lại những thành tích của Đoàn đã đạt được.
+ Sơ lược sách tịch của Huynh trưởng trong Đoàn ( cùng với sự thay đổi của Huynh trưởng Đoàn ).
+ Sơ lược những vị ân nhân của Đoàn.
+ Ghi lại những Đội, Chúng, Đàn hay những Đoàn sinh xuất sắc qua từng thời gian.
– Sách tịch đòan sinh.
– Sổ thu chi.
– Sổ khí mảnh.
– Sổ biên bản họp đoàn.
– Sổ điểm danh.
– Sổ tường thuật ( có tính cách nội bộ ).
– Kẹp lưu văn thư
III. KẾT LUẬN :
Đoàn là một đơn vị chính của Gia Đình Phật Tử. Sự sinh hoạt của Đoàn có ảnh hưởng rất lớn đến sự lớn mạnh của gia đình. Công việc của Đoàn thật phức tạp, khó khăn về tổ chức cũng như về giao dịch và hành chánh, đòi hỏi người Đoàn trưởng cũng như người Đoàn phó một tinh thần trách nhiệm rất lớn lao .