( Tài liệu Huấn Luyện Huynh Trưởng Sơ Cấp – Lộc Uyển
do BHD Trung Ương GĐPT Việt Nam tu chỉnh năm 2001 – PL.2545 )
I. ĐẠI CƯƠNG :
Đơn vị Đội, Chúng, Đàn là đơn vị nhỏ nhất và cũng là đơn vị căn bản cần yếu trong tổ chức Gia Đình Phật Tử. Ngành Thanh và Thiếu gồm có 6 đến 8 em cho mỗi Đội, Chúng.Namgọi là Đội, Nữ gọi là Chúng. Ngành Oanh gồm có 4 đế 6 em cho mỗi Đàn ( gọi chung cho nam và nữ ). Khi muốn tạo một tổ chức rộng lớn khả dĩ có đầy đủ căn bản và hoạt động đúng đường lối của tổ chức thì cần tạo căn bản ngay nơi đơn vị nhỏ nhất, để rồi khi tổ hợp nhiều đơn vị nhỏ đó lại thành một đơn vị lớn mà vẫn nắm được căn bản chính yếu của tổ chức. Như vậy hoạt động khỏi bị chi phối bởi một lượng đông đảo.
II. CÁCH TỔ CHỨC :
1. Khởi đầu việc tổ chức :
Trước khi muốn lập một Đội, Chúng, Đàn Huynh trưởng cầm đoàn phải đóng vai trò một Đội, Chúng trưởng, nắm vững mục đích của phong trào để giải thích rõ ràng cho Đoàn sinh mới đến với chúng ta, hòa mình trong cuộc sống tập thể, thể hiện tinh thần trách nhiệm của người điều khiển.
Điều cốt yếu là là nên tránh những khuyến dụ không phù hợp với mục đích của Gia Đình Phật Tử mà chỉ giới thiệu phổ cập mục đích và tôn chỉ của Gia Đình Phật Tử đến với mọi người để khỏi gay tổn hại đến uy danh của phong trào.
2. Trong khi tổ chức :
Khi đã có một số lượng Đoàn sinh đông đảo, thì nhiệm vụ của người Huynh trưởng đóng vai trò Đội, Chúng trưởng tiếp tục thực hiện các công việc sau đây :
Chọn những em có khả năng uy tín, có tư cách, lớn tuổi và học lực khá để tập sự làm Đội, Chúng trưởng, phó ( có thể chọn những em học lực trung bình, nếu số Đoàn sinh có tư cách và lớn tuổi không có học lực khá ).
Liên lạc thường xuyên với phụ huynh Đoàn sinh để giải thích những thắc mắc về Gia Đình Phật Tử ( nếu có ) và khuyến khích phụ huynh sắm y phục đoàn cho con em.
Hình thức nên gọn gàn, giản dị để khỏi phí tổn nhiều làm Đoàn sinh và phụ huynh chán nản, miễn là thực hiện đúng điều lệ của tổ chức Gia Đình Phật Tử ViệtNamquy định.
Chọn Đội, Chúng trưởng phó, Đầu đàn và Thứ đàn : vai trò của Đội, Chúng trưởng phó, Đầu và Thứ đàn là những phần tử cốt cán để chăm lo công việc của Đội, Chúng, Đàn. Có thể nói là bộ óc, còn Đội, Chúng, Đàn sinh là tay chân.
Trong lúc này, nếu có trại ANÔMA-NILIÊN ( huấn luyện Đội, Chúng trưởng ) và Tuyết Sơn ( huấn luyện đầu đàn ) thì xin cho các em này dự trại.
Nếu không, mở lớp tập huấn cho các em, nhờ Huynh trưởng các đơn vị hỗ trợ.
III. TỔ CHỨC HÀNH CHÁNH
1. Tổ chức :
Phân chia Đoàn sinh thành Đội ( thiếu nam ), Chúng ( thiếu nữ ) , Đàn ( oanh vũ nam và oanh vũ nữ ). Mỗi Đội, Chúng có 6 đến 8 em ( kể cả Đội, Chúng trưởng và ít nhất cũng phải 5 em ). Mỗi đàn có 4 đến 6 em ( kể cả đầu ,thứ đàn). Đặt tên, tiếng reo cho mỗi Đội, Chúng, Đàn. Ngành thiếu lấy tên Sen (sen Vàng, sen Trắng, sen Hồng, sen Xanh). Ngành oanh lấy tên cánh chim ( cánh Vàng, cánh Trắng, cánh Nâu, cánh Lam). Tiếng reo ngành thiếu ( Thiếu nam : Gắng, Hùng, Vững, Mạnh; Thiếu nữ : Tin, Tuân, Nhanh, Mến); ngành Oanh ( Hoà, Thuận, Tin, Vui). Cho các em Đội, Chúng trưởng và Đầu, thứ đàn tập điều khiển.
2. Sổ sách của đội chúng đàn :
Danh sách Đoàn sinh : tên họ Đòan sinh, tên cha mẹ, chổ ở ( địa chỉ hiện tại ) chánh quán, ngày vào Đoàn, ngày phát nguyện, ngày lên bậc …
Cũng có thể cùng một sổ này chia thành nhiều phần ( ghi các việc của Đội, Chúng, Đàn, tiền thu, chi, cả khí mãnh …)
3. Sinh hoạt :
Hằng tháng Đội, Chúng, Đàn họp 1, 2 kỳ ( ngoài các cuộc họp Đoàn ) do Đội, Chúng trưởng phó, Đầu Thứ Đàn điều khiển, trao đổi kinh nghiệm, học hỏi thêm và giải quyết, bàn bạc công việc của Đội, Chúng, Đàn ( có thể họp Đội, Chúng, Đàn sau buổi sinh hoạt Đoàn ).
* Cần lưu ý : Các cuộc họp của ngành thanh không quá 2 giờ, ngành thiếu không quá 1 giờ 30, ngành Oanh không quá 1 giờ.
Trại du ngọan : Đội, Chúng hay Đàn muốn tổ chức trại du ngọan phải xin phép đòan trưởng. Chương trình phải được đoàn trưởng hiệp ý, thời gian 12 giờ, sáng đi chiều về ( Đòan trưởng phải trình xin phép Ban Huynh trưởng của gia đình ). Đàn không thể tự tổ chức du ngoạn mà phải đề đạt nguyện vọng lên Đoàn.
Hội đồng Đội, Chúng, Đàn gồm Đội, Chúng trưởng phó, Đầu Thứ đàn họp để phê bình công việc của Đội, Chúng, Đàn hoặc phê bình những Đoàn sinh hoạt sai tinh thần của Đội, Chúng, Đàn.
IV. KẾT LUẬN :
Đơn vị Đội, Chúng, Đàn là đơn vị căn bản của Gia Đình Phật Tử. Đội, Chúng, Đàn có vững chắc thì sinh hoạt của Đoàn, của Gia đình mới mạnh. Việc tổ chức Đội, Chúng, Đàn quan trọng như vậy nên Huynh trưởng phải đặt trọng tâm của công tác huấn luyện Đội, Chúng, Đàn trưởng và Đầu Thứ đàn cho thật vững vàng để có đủ khả năng điều khiển Đội, Chúng, Đàn trong sinh hoạt lâu dài.