( Tài liệu Huấn Luyện Huynh Trưởng Cấp I – A Dục
do BHD Trung Ương GĐPT Việt Nam tu chỉnh năm 2001 – PL.2545 )
Đoàn là đơn vị nòng cốt của gia đình, do đó việc quản trị một Đoàn cần được đặc biệt chú trọng, phải được tổ chức phân nhiệm đầy đủ, có như vậy sinh hoạt của Đoàn mới điều hòa, mới có cơ phát triển. Ai không hề nghĩ đến việc tổ chức, phân nhiệm thì nên giao Đoàn lại cho người khác, bởi làm như vậy thì không khác gì mình cố tình kìm hảm mức tiến của Đoàn, của Gia Đình Phật Tử.
I. TỔ CHỨC :
1. Phần quản trị :
a. Huynh trưởng :
Đoàn có một Ban huynh trưởng gồm có 1 Đoàn trưởng và từ 1 đến 2 Đoàn phó hoặc nhiều hơn càng tốt để phân chia các chức vụ như : Thư ký, Thủ quỷ và Giảng viên ( những Huynh trưởng nầy phải trực tiếp sinh hoạt với Đoàn, với tư cách Huynh trưởng tập sự hay phụ trách chuyên môn chứ không phải là một Thư ký hay Thủ quỷ mà thôi ).
b. Đoàn sinh :
+ Ngành Thanh : cần phải tổ chức một ngành Thanh cho Gia đình vì đây sẽ là những Huynh trưởng tương lai, tuổi từ 18 trở lên.
+ Ngành Thiếu : Mỗi Đoàn có tối đa từ 04 đội hay 04 chúng, mỗi Đội, Chúng có từ 06 đến 08 em Đoàn sinh tuổi từ 13 đến 17 ( tối thiểu phải có 02 Đội hoặc Chúng).
+ Ngành Oanh : Mỗi Đoàn có tối đa 04 Đàn, mỗi Đàn có tối đa 06 em đàn sinh. Đơn vị nào đông Oanh Vũ nên chia ra nhiều Đoàn nhưng cứ để một Đoàn trưởng chung cho 02 Đoàn và có nhiều Đoàn phó chuyên trách, tổ chức theo lối nầy tránh cho các em phân biệt người nầy người khác của Đoàn nầy Đoàn kia ( tối thiểu phải có 02 Đàn ).
2. Phần sinh hoạt :
Mỗi tuần có một buổi sinh hoạt thời gian được ấn định như sau :
+ Ngành Thanh, Thiếu : Từ 02 giờ đến 02 giờ 30
+Ngành Oanh : Từ 01 giờ 30 đến 02 giờ
Tính chất sinh hoạt :
+ Ngành Thanh, Thiếu : Phương pháp hàng Đội Chúng tự trị.
+ Ngành Oanh : Sinh hoạt Đoàn.
3. Trách nhiệm :
Ban Huynh trưởng Đoàn chịu trách nhiệm về việc điều khiển Đoàn trước Liên Đoàn trưởng ngành liên hệ, vạch chương trình và hướng dẫn Đoàn sinh tu học theo chương trình của Gia Đình Phật Tử. Mỗi hoạt động hàng tháng, hàng tuần do Ban Huynh trưởng Đoàn vạch định và thông qua Liên Đoàn trưởng.
4. Văn phòng Đoàn quán :
Đoàn quán là Đoàn quán chung của cả gia đình. Đoàn cũng cần có một góc làm văn phòng riêng của Đoàn. Có thể là một cái tủ đựng hồ sơ, sổ sách của Đoàn và những tác phẩm nghệ thuật, thủ công của Đoàn sinh, một giá cắm cờ Đoàn, cờ Đội, Chúng, Đàn. Có một văn phòng góc Đoàn như thế Đoàn có thể trang trí gây thêm tinh thần cho Đoàn.
- Hệ thống tổ chức Đoàn : 1 Đoàn trưởng, 1 đến 04 Đoàn phó.
+ nếu là ngành Thiếu hoặc Thanh :
– Mỗi Đoàn có từ 2 đến 4 Đội hoặc Chúng lấy tên màu Sen : Vàng, Trắng, Hồng, Xanh.
– Mỗi Đội, Chúng có 1 Đội chúng trưởng và 1 Đội chúng phó
+ nếu là ngành Oanh :
– Mỗi Đoàn có từ 2 đến 4 Đàn, lấy tên màu cánh chim : Cánh Vàng, Cánh Trắng, Cánh Nâu, Cánh Lam.
– Mỗi Đàn có một Đầu đàn và một Thứ đàn.
5. Về giao dịch :
– Đối nội :
+ văn thư liên lạc với Đội, Chúng, Đàn trưởng và Đoàn sinh trong Đoàn.
+ Giao dịch với Đoàn khác cùng trong gia đình
+ Liên lạc với Liên đoàn trưởng, với Gia trưởng, với Ủy viên Ban Hướng Dẫn cùng ngành.
– Đối ngoại : Ngoại trừ Đoàn sinh với phụ huynh Đoàn sinh, mọi sự liên hệ hay liên lạc đối ngoại đều do Gia trưởng và Liên đoàn trưởng.
II. QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH :
1. Sổ sách của Đoàn :
Mỗi một đơn vị hành chánh nào cũng cần có sổ sách hành chánh tối thiểu cần thiết. Đoàn cũng cần phải có sổ sách như sau, về hình thức thay đổi tùy theo sáng kiến :
a. Đoàn phả :
Tương tự như sổ danh bộ gia đình, phần đầu là danh sách Huynh trưởng và danh sách Đoàn sinh thuộc Đoàn, lập theo mẫu gồm có 6 cột : Số danh bộ – Số thứ tự – Số danh bộ Ban hướng dẫn – Họ và tên – Pháp danh – Ngày tháng vào Đoàn ( danh sách này ghi theo thứ tự ngày đến Đoàn, không phân biệt Huynh trưởng hay Đoàn sinh ).
Phần Đoàn phả gồm có 3 phần :
+ Lý lịch : Họ và tên – ngày sinh – chánh quán – nghề nghiệp – học lực – Pháp danh – Bổn sư truyền giới – Quy y ngày – Phương danh cha mẹ ( nghề nghiệp cha mẹ) – địa chỉ.
+ Thành tích học tập :
Vượt bậc Mở mắt, Hướng thiện ngày …………………………….
Vượt bậc Cánh mềm, Sơ thiện ngày …………………………….
Vượt bậc Chân cứng, Trung thiện ngày ……………………….
Vượt bậc Tung bay, Chánh thiện ngày ………………………….
Dự Tuyết sơn, Anoma Ni liên ngày …………………………………
+ Thành tích đặc biệt : …………………………………………………………
Công việc của Huynh trưởng Thư ký Đoàn là phải ghi đầy đủ từ đầu đến đoạn lý lịch, rồi tuần tự ghi chép vào Đoạn 2, chỉ ghi tóm tắt nhưng đầy đủ về nhận xét đoàn sinh, những chi tiết đặc biệt của từng em ở đoạn 3. Phải cố gắng nhật tu, mỗi lần nhật tu căn cứ theo biên bản nhận xét của Đoàn và phải báo cáo lên Thư ký của Gia đình cùng ghi trong danh bộ.
b. Nhật ký Đoàn :
Một quyển sổ ghi chép tường thuật những sinh hoạt đặc biệt của Đoàn, các buổi trại Đoàn, những lễ lược Đoàn, những buổi du ngoạn và những ý kiến của khách lúc thăm viếng Đoàn cũng ghi vào đây.
c. Danh sách Đoàn sinh :
Sắp theo từng Đội, Chúng, Đàn và lập hàng tháng, hàng tuần để điểm danh và kiểm soát sự chuyên cần hay vào ra của Đoàn sinh.
Ở cột ghi chú ghi rõ lý do vắng mặt mấy tuần để gởi thư về báo gia đình hoặc đề ra Đoàn ngày nào theo Quyết định ngày . . .
d. Sổ khí mảnh :
Ghi tất cả dụng cụ của Đoàn, phân biệt thành loại ( sổ sách và dụng cụ trại ), số lượng giá trị, ngày mua hoặc ai cho, tình trạng lúc có, lý do phế thải v. v. . .( ghi rỡ 11 mục : 1.Số thứ tự – 2. Tên vật dụng – 3.Trị giá đơn vị – 4. Số lượng vật dụng – 5. Ngày tiếp nhận – 6. Tình trạng lúc nhận – 7 .Do ai tặng hay mua – 8.- Lý do phế thải – 9.Ngày phế thải – 10. Theo lệnh của ai – 11. Ghi chú đặc biệt ).
Mỗi vật dụng đều kiếm cách ghi theo số thứ tự của sổ nầy vào bằng cách thêu hoặc khắc. Mỗi vật dụng phế thải phải có biên bản buổi họp (Hội Đồng Đoàn do Ban Huynh Trưởng và Đội Chúng trưởng và phó) và Đoàn trưởng ký tên vào sổ.
e. Sổ biên bản :
Ghi lại các điều đã đúc kết hay đã quyết định của những buổi họp các Huynh trưởng trong Đoàn và các buổi họp Hội đồng Đoàn. Ghi ý kiến của các buổi họp thường kỳ hay bất thường ngày giờ, địa điểm, số người hiện diện và Thư ký sau cùng. Ai đến trể thì ghi sau thư ký ( tức biết đi trể ). Ghi những người vắng mặt với lý do vắng.
Những đúc kết ghi gọn gàn đầy đủ.
f. Sổ Thông tin :
Tức sổ liên lạc với các Đội, Chúng, Đàn. Ghi những quyết định của Đoàn và chỉ thị của Gia đình cần phổ biến để thi hành.
Phần 1 : Nơi gởi, nơi nhận
Phần 2 : Số bản tin hay thông tin
Phần 3 : Ghi chú đặc biệt dể thông báo. Đề nghị thi hành trong thời gian từ . . . . . . .đến . . . . . .
g. Sổ tài chánh :
Dùng tập vở 50 trang cho một năm. Phải đánh số trang trước và Đoàn trưởng ký vào mỗi trang không bỏ sót.
Theo mẫu :
|
Ngày tháng |
Khoản mua Và khoản thu |
Số tiền |
Cộng |
Tồn quỷ |
Ghi chú |
||
|
Thu |
chi |
Thu |
chi |
||||
Qua mỗi tháng tổng kết và ghi :
Tổng kết tài chánh tháng : ………………………………………..………
Tháng trước còn lại (nợ) : ……………………………………….……….
Thu trong tháng :………………………………………………….………
Chi trong tháng :……………………………………………………..……
Chuyển (hoặc nợ) tháng sau :……………………………………..………
Viết bằng chữ :……………………………………………………………
Cuối phần tổng kết có Thủ quỹ và Đoàn trưởng cùng ký tên.
h. Sổ văn thư đi và đến :
Nếu Gia đình gởi cho Đoàn bằng sổ thông tin thì Đoàn phải có sổ ghi chép nội dung đến. Trường hợp dùng văn thư rời thì chỉ ghi số văn thư như thông thường và dán vào kẹp luôn.
+ Mẫu ghi số văn thư đến :
– Ngày và số đến
– Nơi gởi văn thư
– Ngày và số của văn thư đến
– Nội dung (ghi tóm tắt văn thư đến)
+ Mẫu ghi số văn thư đi :
– Ngày và số văn thư đi
– Nơi nhận văn thư
– Nội dung (ghi tóm tắt văn thư đi)
+ Tập lưu trử : Để dán văn thư đi và đến.
+ cách ghi số đến của một văn thư :
Một văn thư đến ghi bên lề giờ nhận ( nếu văn thư khẩn ), dò trong sổ văn thư đến đã ghi đến số nào rồi thì ghi số tiếp theo vào lề ấy, ghi chép số đến và chi tiết vào sổ văn thư đến ngay. Sau khi Ban Huynh trưởng Đoàn họp quyết định, văn thư đó hãy ghi quyết định vào chỗ đến ( sau nầy trình xem lại ).
Đoàn còn các ấn phẩm sau đây :
– Giấy xin phép phụ huynh cho các em đi du ngoạn hay đi trại.
– Báo cáo đoàn sinh vắng mặt 2 tuần lễ liên tiếp không lý do.
– Báo cáo định kỳ cấp Đoàn (mẫu BHD TƯ đã tu chỉnh ).
III. QUẢN TRỊ ĐOÀN SINH :
Thâu nhận Đoàn sinh là trách nhiệm của Bác Gia trưởng và Liên Đoàn trưởng. Tổ chức Đoàn sinh là nhiệm vụ của Đoàn trưởng.
– Phải biết hệ thống tổ chức Đoàn ở mỗi ngành.
– Phải nhận xét đúng về tâm lý, khả năng của từng em để xếp đặt chúng vào các Đội, Chúng, Đàn cho thích hợp không những cho riêng từng em mà còn tạo sự thoải mái, vui thích cho không khí toàn Đoàn. Việc xếp đặt nầy có thể thay đổi trong thời gian 3 tháng hay 6 tháng tùy theo sự tiến triển của Đoàn.
Việc học tập cho Đoàn sinh : Đoàn trưởng phải có chương trình học tập thường kỳ hàng tuần, hàng tháng cho Đoàn, phải soạn thảo thành bài để hướng dẫn.
Phân tích chương trình lập chương trình tổng quát là việc của Liên Đoàn trưởng, còn thiết lập chương trình chi tiết hàng tuần, hàng tháng là việc của Đoàn trưởng, vạch và lập phiếu hàng tuần là việc của Huynh trưởng Giảng viên giảng dạy. Ngoài chương trình thường kỳ hàng tháng và 3 tháng phải có những buổi xuất du : Du ngoạn hay cắm trại tùy theo ngành cho các em ôn tập chương trình của các em vào mùa Thành đạo mùa thi của Gia Đình Phật Tử.
Về lễ lược : Ngoài lễ cầu an, cầu siêu cho Đoàn sinh mình, Đoàn trưởng phải lo lễ sinh nhật Đoàn.
Những lễ lược khác phối hợp với Liên Đoàn trưởng và Gia trưởng cùng các Huynh trưởng trong Gia đình .